Controles Internos

  • Controles Internos nas Empresas

Os últimos anos foram de intensa mudança no cenário brasileiro. As empresas, em particular, experimentaram uma grande alteração estrutural, embaladas pela globalização, pela acelerada difusão de conceitos gerenciais, pelo acesso à informática como ferramenta de trabalho e pelo espírito empreendedor do brasileiro quando a frente de um negócio. Foi preciso muita coragem para introduzir as mudanças, assim como novamente é preciso coragem para corrigir alguns erros fundamentais. Em nossa peregrinação por variadas empresas, de variados segmentos, sempre nos chama a atenção um aspecto: fragilidade, ignorância, abandono ou inexistência de controles internos. Empresas estão experimentando prejuízos por falta de controles internos adequados, por falta de sistemas de informática efetivamente seguros, por falta de profissionais atualizados ou até mesmo familiarizados com o assunto Controle Interno.

Mas o que é isto?

Qualquer empresa, independentemente de porte, ramo de atividade, número de pessoas em atividade ou volume de recursos movimentados precisa estabelecer regras básicas para manter suas operações sob controle. Entendemos por controle o domínio das transações em curso e a existência de mecanismos que permitam disponibilizar informações para finalidade de acompanhamento das atividades, verificação de desempenho, identificação de desvios e prevenção de problemas. Documentos, normas, sistemáticas de trabalho e, principalmente, pessoas, são os elementos constituintes de um Sistema de Controles Internos. Estes sistemas precisam ser estabelecidos em sintonia com o porte da operação, sistemas informatizados disponíveis e número e qualificação das pessoas envolvidas. Em relação a pessoas convém ressaltar que estas são os elementos mais complexos do sistema. São as pessoas que tornam possível a execução de uma dada operação e são elas que operam os Sistemas de Controles. São elas, também, que provocam as falhas destes sistemas, e é em função disto que sistemas adequados incluem segregação de funções. Segregar funções não significa inchar a organização com pessoas e cargos, mas sim distribuir as tarefas importantes por mais de uma pessoa, fazendo com que ninguém na organização seja o responsável pelo início, meio e fim de uma transação de forma isolada. É nesta anomalia que residem as maiores fraudes e os grandes erros em uma organização. Uma pessoa não deve ser responsável, isoladamente, pela emissão de faturas, sua cobrança, depósito bancário e registro da operação, por exemplo. O trabalho precisa ser distribuído entre pessoas, e controles cruzados precisam ser montados. Neste aspecto, a atividade contábil se insere como elo importante entre as operações e um controle adequado e seguro.

A Contabilidade, como meio de registro sistemático das transações de uma empresa, precisa ser planejada com o objetivo de facilitar os Controles Internos e isto é conseguido pela adoção de um sistema ao mesmo tempo simples e eficiente, porém, necessariamente atualizado. De nada adianta um excelente planejamento contábil se os registros se apresentarem sistematicamente desatualizados, com meses de distância entre os fatos e sua análise. No aspecto contábil, o uso de Contas de Controle (vide apêndice 2 para maiores detalhes) permite estabelecer um segundo registro de transações, facilitando a rápida identificação de erros, como por exemplo, criando uma conta para registrar o valor das faturas emitidas, conforme registros fiscais, e uma contra partida para registrar a remessa destas faturas para os Bancos, conforme informações da Tesouraria. Se o saldo das duas contas não for igual, significará que uma fatura não foi enviada para o Banco Cobrador ou que houve um erro, esquecimento, etc. Contas de Controle são normalmente estabelecidas para integrar sistemas estanques. Os Sistemas Administrativos de uma empresa, para facilidade de compreensão do seu inter-relacionamento, podem ser agrupados da seguinte forma:

      • Sistema de Vendas, Controle de Pedidos de Clientes, Faturamento e Recebimento dos valores faturados;
      • Sistema de Compras, Recebimento de Mercadorias, Conferência e Aprovação, Registros Fiscais e Pagamento;
      • Sistema de Estoques e Custos;
      • Sistema de Registro de Pessoal, Controle de Ponto, Processamento de Folha de Pagamentos e Pagamento do pessoal;
      • Sistemas de Contabilidade, Informática, Relatórios e Controles Gerenciais.

Radar Fiscal

ST no ICMS

Sistemas de Gestão

Os comentários estão encerrados.