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Introdução

Identificação do momento atual e apresentação das razões que levam à necessidade de acelerar os processos para obtenção de informações de gestão. Breve discussão sobre as modificações no ambiente de trabalho e introdução ao Sistema Integrado de Gestão e seu impacto nos processos de controle de uma empresa. Apresentação de uma visão gráfica da integração dos diversos módulos de um sistema.

O ambiente da Organização candidata ao SIG

Breve discussão sobre o estágio de maturação de uma empresa e a oportunidade de implantação de um Sistema Integrado de Gestão. Análise do estilo gerencial das empresas e avaliação da oportunidade de implantação de um sistema integrado. Em algumas organizações isto não é possível. Também é discutida a modulação dos sistemas de gestão e sua classificação tradicional.

Transações e Gerenciamento

Alguns sistemas são desenvolvidos para executar transações. Inapropriadamente são confundidos com sistemas de gerenciamento de informações. Os primeiros são comprometidos com o processamento rápido e adequados de transações. Os segundos introduzem muita inteligência no trato das mesmas informações e agregam considerável esforço de proteção dos dados administrados pelos sistemas.

Sistemas informatizados x Sistemas manuais

Existem características específicas em qualquer Sistema. Sistemas manuais dependem basicamente dos operadores para sua execução e possuem aspectos peculiares. Muitas das decisões operacionais são tomadas apenas no momento em que estão sendo processadas. Sistemas informatizados por outro lado requerem um grande trabalho preparatório. Todas as transações precisam ser previamente planejadas, e isto não é percebido pelos usuários comuns.

As informações no âmbito do Sistema Integrado de Gestão

Sistemas de Informações existem para gerar informações. O processamento de dados e sua transformação em informação é trabalho complexo e requer novos cuidados. Discorremos sobre âncora referencial, momento harmônico e natureza das informações como forma de esclarecer os cuidados requeridos para uma convivência pacífica com seu sistema de gestão.

O elemento humano

Não existem sistemas que prescindam do elemento humano. Treinamento é um dos pilares do sucesso de um sistema, e isto é fundamental tanto para sua equipe quanto para as equipes de seus parceiros. É necessário avaliar a possibilidade de treinar outras pessoas mesmo no que diz respeito ao sistema adquirido, como forma de garantir seu funcionamento em caso de problemas com seu fornecedor.

Alimentando o Sistema e obtendo informações

Os dados básicos precisam estar no sistema no momento certo, na quantidade certa e na forma certa. Isto é a base de uma boa informação e é tão ou mais importante que a qualidade do seu Sistema de Informações. Previna-se também com relação aos excessos de informações e contra a omissão de dados relevantes.

Os recursos de informática que precisamos conhecer

Não sendo técnicos em informática, como tomar decisões sobre detalhes complicados, como Banco de Dados, Linguagem de Programação, Equipamentos e seus acessórios? Entendemos que isto é resolvido com muita experiência em negócios e bom senso. Informe-se e desenvolva suas atividades com sucesso.

Perguntas que precisam de resposta satisfatória, antes da decisão

É necessário iniciar a seleção do fornecedor do seu futuro Sistema. Mas antes, precisamos saber se a empresa está preparada para este projeto. Dedique o tempo necessário para avaliar 14 questões chave.

O que é sucesso e como saber se o projeto foi concluído

Estabeleça objetivos de mensuração de resultados para o seu negócio. Se o Sistema estiver em condições de lhe oferecer respostas satisfatórias, você encontrou o caminho do sucesso. Procure ficar nele.

Fim da linha ou início de nova etapa?

Sistemas são parte das organizações. Não deixam de crescer no mesmo ritmo e precisam de constantes ajustes. Correções também são freqüentes, e manter seu sistema atualizado é tarefa de fundamental importância. Cuide também da saúde de seu fornecedor de Sistema.

Gerenciamento eletrônico de documentos

Gerenciar documentos físicos já é um problema. Gerenciar documentos eletrônicos é um problema ainda maior. A solução para evitar a perda, o uso de informação incorreta ou a desatualização de algum funcionário, é o Sistema Gerenciador Eletrônico de Documentos.

Lista de verificação

Elaboramos uma lista contendo os pontos analisados aqui. Faça todas estas perguntas a você e aos envolvidos no processo em análise. Avalie as respostas obtidas e prepare-se para fazer uma boa decisão. Afinal, a parceria com seu fornecedor de Sistema será longa.

Anexo I

Os controles internos e os sistemas de processamento eletrônico de dados e informações: uma análise do impacto nos procedimentos de controle das empresas em geral.

Anexo II

Contas de Controle

 

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